Erilaisia sähköpostipalveluita ja roskapostifilttereitä on lukematon määrä ja niissä kaikissa säännöt, milloin sähköposti tulkitaan roskapostiksi, voivat olla hyvinkin erilaisia. Tämän takia täyttä varmuutta, miksi sähköposti on tulkittu roskapostiksi, ei lähettäjä voi valitettavasti koskaan saada.
Jos vastaanottava sähköpostipalvelu ei ottaisi viestiä ollenkaan vastaan, niin tällöin saisimme tästä ilmoituksen, joka lähetettäisiin automaattisesti myös lähettäjän sähköpostiosoitteeseen. Ikävä kyllä näissä ongelmallisissa tapauksissa viesti otetaan vastaan, mutta siirretään vastaanottajan roskapostikansioon. Ihmisillä ei ole tapana käydä katsomassa roskapostejaan kovinkaan usein ja vielä kun useimmat palvelut poistavat roskapostikansiossa olevat viestit tietyn ajan kuluttua, voi hyvin olla ettei vastaanottaja näe viestiä ollenkaan.
Roskapostiongelman takia olemme luoneet palveluumme sähköpostien seurannan, josta lisää ylemmässä kysymys-vastausparissa. Seurannan avulla on mahdollista nähdä asiakkaat, jotka ovat avanneet laskun. Tärkeimpänä sen avulla näkee ketkä eivät ole avanneet sähköpostiaan, jonka jälkeen asiakkaalta on mahdollista kysellä toista reittiä pitkin, onko hän saanut laskua.
Halutessasi voit testata lähettää laskun https://www.mail-tester.com/ osoitteessa ilmoitettuun osoitteeseen ja vähän ajan päästä klikata "Then check your score" -nappia. Ko. palvelu antaa sinulle raportin lähettämästäsi sähköpostista ja jos se on muuta kuin 10/10 ja ongelma johtuu jostain muusta kohdasta, kuin "Your message could be improved, jota voit itse parantaa sähköpostin sisältöä muokkaamalla, niin voit lähettää meille linkin tulokseen ja käymme tutkimassa, mikä sähköpostissa on ollut vikana. Palvelu lupaa https://www.mail-tester.com/faq ettei se jaa tietoja eteenpäin ja poistaa lähetetyt sähköpostit seitsemän päivän kuluttua, mutta halutessasi voi muokata oman yrityksesi tietoja ja luoda esim. testiasiakkaan keksityillä tiedoilla, ennen testisähköpostin lähetystä.
Mitä voin tehdä etteivät sähköpostit joutuisi roskapostikansioon?
Yritämme tehdä kaikkemme, etteivät lähettämänne sähköpostit joutuisi roskapostien sekaan. Oletuksena sähköpostit lähetetään info@laskupiste.fi -osoitteesta, mutta koska tätä osoitetta on aiemmin käytetty myös uutiskirjeiden lähettäjäosoitteena, voivat viestit päätyä Gmailissa Tarjoukset-välilehdelle tai pahimmassa tapauksessa roskapostikansioon. Tämän takia olemme tuoneet mahdollisuuden vaihtaa lähettäjäosoitteeksi laskutuspalvelu@laskupiste.fi. Tämä onnistuu palvelussa kohdasta "Omat tiedot" - "Käyttötiedot" - "Sähköpostien lähetysosoite" klikkaamalla Vaihda-nappia, kirjoittamalla/kopioimalla Sähköpostiosoite-kenttään laskutuspalvelu@laskupiste.fi ja lopuksi klikkaamalla Tallenna-nappia. Teidän kannattaa testata kummalla lähettäjäosoitteella viestinne saapuvat varmemmin perille.
Jotta voimme varmistaa ettei uuden laskutuspalvelu@laskupiste.fi -osoitteen kautta lähetetyt sähköpostit joutuisi nyt eikä tulevaisuudessa roskapostikansioon, pyydämme sinun apuasi. Jos sinulla on käytössä yksi tai useampi Gmail, Outlook tms. sähköpostiosoite, niin voit lähettää jonkin laskun hallinnoimiisi osoitteisiin palvelustamme. Jos viesti päätyy roskapostikansioon, niin tällöin sinun tulisi ensin merkitä ettei kyseessä ole roskaposti ja tämän jälkeen merkitä lähettäjä luotetuksi. Alla ohjeet kuinka voit tehdä tämän Gmail ja Outlook -palveluissa.
Gmail: Valitse Roskaposti-kansiossa oleva sähköposti ja klikkaa ylhäältä "Ei roskaposti", jonka jälkeen viesti siirtyy Inbox-kansioon. Tämän jälkeen klikkaa ylhäältä oikealta piste-ikonia, josta aukeaa Google-sovellukset. Tämän jälkeen klikkaa "Yhteystiedot". Aukeavalta sivulta klikkaa "Luo yhteystieto", anna yritykseksi Laskupiste ja sähköpostiksi laskutuspalvelu@laskupiste.fi ja paina "Tallenna".
Outlook: Valitse Roskaposti-kansiossa oleva sähköposti ja klikkaa ylhäältä "Ei roskapostia" - "Ei roskapostia", jonka jälkeen viesti siirtyy Saapuneet-kansioon. Tämän jälkeen klikkaa ylhäältä oikealta rattaan kuvaketta avataksesi asetukset ja klikkaa aukeavan valikon alaosasta "Näytä kaikki Outlookin asetukset". Asetuksista valitse "Sähköposti" - "Roskaposti" ja klikkaa "Turvalliset lähettäjät ja toimialueet" -kohdassa olevaa "+ Lisää" linkkiä. Aukeavaan kenttään kirjoita laskutuspalvelu@laskupiste.fi, paina Enter-painiketta ja lopuksi paina "Tallenna"-nappia ikkunan yläosasta.
Jotta ko. muutokset vaikuttaisivat sähköpostipalveluissa siten, että ne ehkäisivät lähettämämme sähköpostin joutumisen roskaposti-kansioon myös sellaisilla, jotka eivät ole tehneet ylläolevaa, tarvitaan massan voimaa. Eli ensinnäkin meidän lisäksi mahdollisimman monen Laskupisteen käyttäjän tulisi tämä tehdä ja mieluusti vielä useammalla osoitteella (jos useampi osoite on käytettävissä). Tämän lisäksi suosittelemme toimittamaan yllä olevat ohjeet asiakkaillenne, joilla sähköposti on joutunut roskapostiin, jotta se ei sinne enää ko. asiakkaalla joutuisi eikä jatkossa muillakaan. Kiitokset vielä kaikille, jotka toteuttavat yllä olevat ohjeet!
Mitä muita vaihtoehtoja on?
Jos kyseessä on yritysasiakas, niin tällöin suosittelemme lähettämään verkkolaskun, jos asiakkaan on sellainen vain mahdollista ottaa vastaan. Kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta voit tutkia, löytyykö asiakkaasi tiedoilla sieltä verkkolaskuosoitetta sekä -välittäjää/operaattoria. Kaikkia verkkolaskuosoitteita ei löydy ko. osoitteistosta, joten voit kysyä siitä myös suoraan asiakkaaltasi.
Jos sinulla on käytössä sähköpostiosoite omalla domainillasi, esim. info@yritys.fi, niin tällöin on mahdollista saada erittäin toimintavarma lähetystapa. Pro-tasolla voit vaihtaa lähettäjäosoitteen omaksesi palvelussa, mutta jotta tästä saadaan toimintavarma, joutuu palveluntarjoajasi tekemään jonkin verran työtä teidän nimipalvelussanne, jotta tarvittavat oikeudet saadaan siellä myönnettyä. Jos haluat tästä lisätietoa, ole yhteydessä support@laskupiste.fi.